การเปิดตัวสินค้าใหม่ไม่ใช่เป็นเพียงการประกาศให้โลกรู้ แต่เป็น ‘การแสดง’ ครั้งสำคัญที่ต้องสร้างความประทับใจและกระแสให้ได้มากที่สุด งานเปิดตัวสินค้า (Product Launch Event) ที่ประสบความสำเร็จสามารถสร้างยอดขายและภาพลักษณ์ให้แบรนด์ได้อย่างมหาศาล การเตรียมการอย่างเป็นระบบจึงเป็นหัวใจสำคัญ BENS MICE ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการรับจัดงานอีเว้นท์ครบวงจร ได้จัดทำ Checklist ฉบับสมบูรณ์ แบ่งตาม 3 ช่วงเวลาสำคัญ เพื่อให้แบรนด์ของคุณไม่พลาดในทุกรายละเอียด
ช่วงที่ 1: ก่อนวันงาน (Pre-Launch Phase)
นี่คือช่วงเวลาของการวางรากฐานทั้งหมด ยิ่งวางแผนดีเท่าไหร่ วันงานก็จะยิ่งราบรื่นเท่านั้น
กำหนดเป้าหมายและ KPI ที่ชัดเจน
ต้องการสร้างการรับรู้ (Awareness), ต้องการยอดสั่งซื้อล่วงหน้า (Pre-Order), หรือต้องการได้พื้นที่สื่อ (Media Value) เท่าไหร่? การกำหนดเป้าหมายที่วัดผลได้จะช่วยให้คุณออกแบบงานได้ตรงจุด
วางคอนเซ็ปต์และธีมงาน (Event Concept & Theme)
คอนเซ็ปต์ของงานต้องสะท้อนตัวตนของสินค้าและแบรนด์ได้อย่างชัดเจน เพื่อสร้างการจดจำและประสบการณ์ร่วมให้กับผู้ร่วมงาน
จัดทำรายชื่อแขก (Guest List Strategy)
คัดเลือกแขกที่ “ใช่” และมีอิทธิพลจริงๆ ทั้งสื่อมวลชน, Influencers, Key Opinion Leaders (KOLs), พันธมิตรทางธุรกิจ และลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย
วางแผนกลยุทธ์โปรโมทและสื่อสาร
สร้างกระแสก่อนวันงานผ่านช่องทางต่างๆ เช่น การปล่อย Teaser, การทำ Social Media Countdown, หรือการส่ง Press Release เพื่อประกาศข่าวการจัดงาน
ช่วงที่ 2: วันจัดงาน (Launch Day Phase)
วันสำคัญที่ทุกอย่างที่เตรียมมาต้องทำงานร่วมกันอย่างสมบูรณ์แบบ
การซ้อมใหญ่ (Rehearsal)
ซ้อมลำดับคิวทั้งหมด ตั้งแต่การเปิดตัว พิธีกร การนำเสนอ ไปจนถึงระบบแสงสีเสียง เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่น
สร้างโซนจัดแสดงสินค้า (Product Experience Zone)
จัดพื้นที่ให้แขกได้สัมผัสและทดลองใช้สินค้าจริงอย่างใกล้ชิด เพราะประสบการณ์ตรงคือเครื่องมือในการบอกต่อที่มีประสิทธิภาพที่สุด
ดูแลสื่อมวลชนและ Influencers เป็นพิเศษ
จัดเตรียม Press Kit ที่มีข้อมูลครบถ้วน, จัดพื้นที่สำหรับสัมภาษณ์, และมีทีมงานคอยอำนวยความสะดวก เพื่อให้พวกเขาสามารถสร้างคอนเทนต์ที่มีคุณภาพได้อย่างง่ายดาย
การนำเสนอที่น่าจดจำ (The Memorable Presentation)
การเปิดตัวบนเวทีต้องน่าตื่นเต้น กระชับ และสร้างความว้าวได้ อาจใช้เทคนิคพิเศษหรือมีผู้บริหารระดับสูงมาเป็นผู้นำเสนอเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ
ช่วงที่ 3: หลังจบงาน (Post-Launch Phase)
ภารกิจยังไม่จบ งานเพิ่งเริ่มต้นขึ้นเท่านั้น ต้องต่อยอดกระแสที่สร้างขึ้นมา
ส่งข่าวสรุปและรูปภาพให้สื่อ (Post-Event Press Release)
ภายใน 24 ชั่วโมงหลังจบงาน ควรส่งข่าวสรุปบรรยากาศความสำเร็จของงานพร้อมภาพสวยๆ ให้กับสื่อมวลชนเพื่อนำไปเผยแพร่ต่อ
ติดตามผลกับแขกที่มาร่วมงาน (Follow-Up)
ส่งอีเมลขอบคุณแขกที่มาร่วมงาน พร้อมแนบลิงก์สำหรับดูรูปภาพหรือข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในระยะยาว
รวบรวมและวิเคราะห์ผลลัพธ์ (Analyze & Report)
รวบรวม Media Clipping ทั้งหมด และวัดผลความสำเร็จเทียบกับ KPI ที่ตั้งไว้ เพื่อสรุปผลและเรียนรู้สำหรับนำไปปรับปรุงในครั้งต่อไป
จะเห็นได้ว่าการจัดงานเปิดตัวสินค้ามีรายละเอียดมากมายที่ต้องใส่ใจ การมี Checklist ที่ดีเป็นเพียงเครื่องมือ แต่การจะทำให้งานออกมาสมบูรณ์แบบนั้นต้องอาศัยประสบการณ์และความเป็นมืออาชีพในการจัด event เพื่อให้ทุกองค์ประกอบทำงานร่วมกันได้อย่างไร้รอยต่อ
