เช็กลิสต์ต้องรู้! วิธีการทำ Site Inspection ก่อนเลือกสถานที่จัด Outing ให้ปัง ไม่มีพัง

การเลือกสถานที่คือหนึ่งในหัวใจสำคัญที่สุดของการจัด Company Outing ให้ประสบความสำเร็จ แม้ภาพถ่ายและรีวิวบนโลกออนไลน์จะสวยงามเพียงใด แต่ก็ไม่อาจเทียบเท่าการได้เข้าไปสัมผัสบรรยากาศและตรวจสอบรายละเอียดต่างๆ ด้วยตนเอง หรือที่เรียกว่า “Site Inspection” ซึ่งเป็นขั้นตอนที่มืออาชีพขาดไม่ได้ เพราะช่วยให้เห็นภาพจริง ป้องกันปัญหาน่าปวดหัวที่อาจเกิดขึ้นหน้างาน และทำให้มั่นใจได้ว่าสถานที่นั้นๆ ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้จริงทุกมิติ ตั้งแต่ห้องพัก สิ่งอำนวยความสะดวก ไปจนถึงพื้นที่สำหรับทำกิจกรรม

เฟส 1: การเตรียมตัว (Preparation Phase) – เตรียมพร้อมก่อนลงสนามจริง

ก่อนที่จะเสียเวลาเดินทางไปดูสถานที่ การเตรียมตัวที่ดีจะช่วยให้การทำ Site Inspection มีประสิทธิภาพสูงสุด หัวใจของเฟสนี้คือ “การทำงานอย่างมีทิศทาง” เพื่อไม่ให้เสียเวลาและได้ข้อมูลที่ตรงจุดที่สุด

1. กำหนดโจทย์และวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน

ระบุความต้องการพื้นฐานทั้งหมดให้ครบถ้วน: จำนวนผู้เข้าร่วม, งบประมาณต่อหัว, รูปแบบกิจกรรมที่ต้องการ (สัมมนา, สันทนาการ, กิจกรรม CSR), และธีมของงาน สิ่งเหล่านี้จะเป็นเกณฑ์ในการคัดกรองสถานที่ในเบื้องต้น

2. คัดเลือกตัวเลือก (Shortlist) ให้เหลือ 2-3 แห่ง

จากข้อมูลที่หาได้ทางออนไลน์ ให้คัดเลือกสถานที่ที่เข้าตาและตรงโจทย์ที่สุดมาเพียง 2-3 แห่งพอ การไปดูสถานที่มากเกินไปจะทำให้เหนื่อยล้าและเกิดความลังเลโดยไม่จำเป็น

3. เตรียมเช็กลิสต์สำหรับตรวจสอบ

สร้างรายการสิ่งที่ต้องตรวจสอบทั้งหมด (ซึ่งเราได้รวบรวมไว้ให้ในหัวข้อถัดไป) การมีเช็กลิสต์จะช่วยให้ไม่พลาดประเด็นสำคัญ โดยเฉพาะเมื่อต้องเปรียบเทียบข้อดี-ข้อเสียของแต่ละแห่ง

4. นัดหมายล่วงหน้ากับฝ่ายขายของสถานที่

ติดต่อและนัดหมายวัน-เวลาสำหรับการทำ Site Inspection อย่างเป็นทางการ เพื่อให้แน่ใจว่าจะมีตัวแทนจากสถานที่ (Sales/Event Manager) คอยให้ข้อมูลและพาชมในทุกจุดที่เราต้องการ

เฟส 2: การตรวจสอบ ณ สถานที่จริง (On-Site Checklist)

เมื่อถึงวันนัดหมาย ให้ใช้เวลาอย่างคุ้มค่าและตรวจสอบตามเช็กลิสต์อย่างละเอียด หัวใจของเฟสนี้คือ “การใช้ทุกประสาทสัมผัส” เพื่อเก็บรายละเอียดให้ครบทุกมิติ เกินกว่าสิ่งที่เห็นในโบรชัวร์

พื้นที่ส่วนกลางและความประทับใจแรก

• การเดินทางและความสะดวก: ทางเข้า-ออกสะดวกหรือไม่? มีป้ายบอกทางชัดเจนไหม?
• ที่จอดรถ: เพียงพอต่อจำนวนผู้ร่วมงานหรือไม่? ปลอดภัยและสะดวกสบายเพียงใด?
• Lobby และพื้นที่ต้อนรับ: ความสะอาด, การตกแต่ง, บรรยากาศโดยรวม และการให้บริการของพนักงาน

พื้นที่จัดกิจกรรมและห้องประชุม

• ขนาดและความจุ: พื้นที่จริงรองรับจำนวนคนตามที่วางแผนไว้ได้หรือไม่? ลองจินตนาการถึงการจัดวางโต๊ะ เก้าอี้ และเวที
• อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ (AV Equipment): ทดลองใช้งานจริง ทั้งโปรเจคเตอร์, จอภาพ, ระบบเสียง, ไมโครโฟน ว่ามีคุณภาพดีและใช้งานได้ไม่มีปัญหา
• แสงสว่างและเครื่องปรับอากาศ: สามารถควบคุมได้หรือไม่? ความเย็นทั่วถึงและไม่มีเสียงดังรบกวนหรือไม่?
• พื้นที่จัดกิจกรรมกลางแจ้ง: หากมีกิจกรรม Team Building กลางแจ้ง ต้องดูสภาพพื้นผิว, ความร่มรื่น, จุดเชื่อมต่อไฟฟ้า และแผนสำรองกรณีฝนตก

Pro-Tip: อย่าลืมสอบถามเรื่อง “เสา” ในห้องจัดเลี้ยง เพราะเสาบางตำแหน่งอาจบดบังทัศนวิสัยของเวที และเป็นอุปสรรคต่อการจัดวางที่นั่งได้

ห้องพักและสิ่งอำนวยความสะดวก

• สำรวจห้องพักหลายๆ แบบ: ขอดูห้องพักตัวอย่างทั้งแบบเริ่มต้นและแบบอัปเกรด เพื่อดูความแตกต่าง
• ตรวจสอบรายละเอียดในห้องพัก: ความสะอาด, กลิ่น, คุณภาพของเตียงและเครื่องนอน, แรงดันน้ำในห้องน้ำ, และวิวจากห้องพัก
• สิ่งอำนวยความสะดวกส่วนกลาง: สระว่ายน้ำ, ฟิตเนส, สปา อยู่ในสภาพดีและพร้อมใช้งานหรือไม่?

Pro-Tip: ลองขอเข้าไปดูห้องพักที่อยู่ใกล้ลิฟต์หรือโซนจัดเลี้ยง เพื่อประเมินระดับเสียงรบกวนที่อาจเกิดขึ้น และควรเช็กสัญญาณโทรศัพท์มือถือและ Wi-Fi จากในห้องพักด้วย

อาหารและเครื่องดื่ม (F&B)

• เมนูและแพ็กเกจ: ตรวจสอบตัวเลือกเมนูสำหรับจัดเลี้ยง ทั้งบุฟเฟ่ต์และคอฟฟี่เบรก ว่ามีความหลากหลายและน่าสนใจหรือไม่
• สถานที่รับประทานอาหาร: บรรยากาศและความจุของห้องอาหารเพียงพอหรือไม่?
• ขอทดลองชิม (Food Tasting): หากเป็นไปได้ ควรขอทดลองชิมอาหารเพื่อการันตีรสชาติและคุณภาพ

เฟส 3: การพูดคุยและสอบถาม (Q&A Phase)

หลังจากเดินดูจนทั่วแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการนั่งคุยเพื่อสอบถามข้อมูลเชิงลึก หัวใจของเฟสนี้คือ “การค้นหาความจริงที่ซ่อนอยู่” ในใบเสนอราคาและข้อตกลงต่างๆ

1. สอบถามเรื่องแพ็กเกจและค่าใช้จ่ายแฝง

“ราคานี้รวมอะไรบ้าง และมีอะไรที่ต้องจ่ายเพิ่มอีกหรือไม่?” เช่น ค่านำเข้าอุปกรณ์, ค่าเปิดขวด (Corkage Fee), ค่าอินเทอร์เน็ต, หรือค่าใช้จ่ายล่วงเวลาของพนักงาน

2. ความยืดหยุ่นและข้อจำกัด

สามารถปรับเปลี่ยนเมนูอาหารได้หรือไม่? มีข้อจำกัดเรื่องการใช้เสียงดังหลังเวลาที่กำหนดหรือไม่? สามารถนำทีมออแกไนเซอร์จากภายนอกเข้าไปจัดกิจกรรมได้หรือไม่?

3. แผนสำรองฉุกเฉิน

สถานที่เตรียมแผนรับมืออย่างไรในกรณีที่ไฟฟ้าดับ หรือสภาพอากาศไม่เอื้ออำนวยต่อกิจกรรมกลางแจ้ง?

4. ขอดูผลงานที่ผ่านมา

ขอให้ฝ่ายขายนำเสนอภาพถ่ายหรือวิดีโอของงาน Outing จากบริษัทอื่นๆ ที่เคยมาจัด เพื่อสร้างความมั่นใจ

การทำ Site Inspection อย่างละเอียดอาจดูเหมือนเป็นงานที่จุกจิก แต่คือการลงทุนที่คุ้มค่าเพื่อรับประกันว่าทริป Outing ของบริษัทจะราบรื่นและสร้างความประทับใจให้พนักงานทุกคน

ให้ BENS MICE เป็นผู้ช่วยคนสำคัญในการเลือกสถานที่

การทำ Site Inspection เป็นขั้นตอนที่ต้องใช้เวลาและประสบการณ์ ทีมงาน BENS MICE พร้อมทำหน้าที่นี้แทนคุณ ด้วยเครือข่ายพันธมิตรโรงแรมและสถานที่จัดงานทั่วประเทศ เราสามารถคัดสรรและตรวจสอบสถานที่ที่ดีที่สุดที่ตรงกับโจทย์และงบประมาณของคุณได้อย่างมืออาชีพ เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่า Company Outing ครั้งนี้จะสมบูรณ์แบบและน่าประทับใจ

วางแผน Outing และให้ผู้เชี่ยวชาญของเราช่วยเลือกสถานที่ที่ดีที่สุดได้ที่: