การจัดงานแสดงสินค้าหรืองานเอ็กซิบิชัน (Exhibition) ถือเป็นการลงทุนครั้งสำคัญขององค์กร และ ‘สถานที่จัดงาน’ คือโครงสร้างพื้นฐานที่จะกำหนดทิศทางความสำเร็จทั้งหมด การเลือก Exhibition Hall ที่ผิดพลาดอาจส่งผลกระทบต่อจำนวนผู้เข้าร่วมงาน ประสบการณ์ของผู้ออกบูธ และภาพลักษณ์ของแบรนด์ได้อย่างมหาศาล BENS MICE ในฐานะEvent Organizer ระดับมืออาชีพ เข้าใจถึงความซับซ้อนนี้ดี จึงได้รวบรวม 7 ปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณาอย่างถี่ถ้วน
1. ทำเลที่ตั้งและการเข้าถึง (Location & Accessibility)
นี่คือปัจจัยแรกที่ผู้เข้าร่วมงานและผู้ออกบูธจะพิจารณา สถานที่ต้องเดินทางสะดวก เข้าถึงง่ายจากหลายช่องทาง เช่น ใกล้สนามบิน, ติดทางด่วน, หรือเชื่อมต่อกับระบบขนส่งสาธารณะ (รถไฟฟ้า) รวมถึงมีโรงแรมที่พักในบริเวณใกล้เคียงเพียงพอ
2. ขนาดและศักยภาพของพื้นที่ (Size & Capacity)
ขนาดต้องเหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าร่วมงานและจำนวนบูธที่คาดการณ์ไว้ ควรพิจารณาถึง:
- พื้นที่จัดแสดงสุทธิ (Net Square Metrage): พื้นที่สำหรับตั้งบูธจริงๆ ไม่ใช่พื้นที่รวมทั้งหมด
- ความสูงของเพดาน (Ceiling Height): สำคัญต่องานที่ต้องมีโครงสร้างบูธสูงๆ
- การรับน้ำหนักของพื้น (Floor Load Capacity): จำเป็นสำหรับงานที่ต้องจัดแสดงเครื่องจักรหรือสินค้าน้ำหนักมาก
3. สิ่งอำนวยความสะดวกและบริการ (Facilities & Services)
สถานที่ที่ดีต้องมีสิ่งอำนวยความสะดวกรองรับอย่างครบครัน ไม่ว่าจะเป็นลานจอดรถที่เพียงพอ, จุดขนถ่ายสินค้า (Loading Dock) ที่มีประสิทธิภาพ, ห้องน้ำสะอาดและมีจำนวนเหมาะสม, และมีร้านอาหารหรือบริการจัดเลี้ยงรองรับ
4. โครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยี (Technological Infrastructure)
ในยุคดิจิทัล เทคโนโลยีคือหัวใจสำคัญ ต้องตรวจสอบว่าสถานที่มีบริการ Wi-Fi ความเร็วสูงที่รองรับผู้ใช้งานจำนวนมากได้หรือไม่ ระบบไฟฟ้าเพียงพอต่อความต้องการของทุกบูธหรือไม่ และมีระบบแสงสว่างและเครื่องปรับอากาศที่มีประสิทธิภาพหรือไม่
5. ความยืดหยุ่นและกฎระเบียบ (Flexibility & Regulations)
แต่ละสถานที่มีกฎระเบียบที่แตกต่างกัน ควรสอบถามให้ชัดเจนเกี่ยวกับช่วงเวลาในการเข้าติดตั้งและรื้อถอน (Set-up/Tear-down), ข้อจำกัดในการตกแต่ง, และเงื่อนไขการใช้ผู้รับเหมาหรือบริการจัดเลี้ยงจากภายนอก
6. ค่าใช้จ่ายและงบประมาณ (Cost & Budget)
ต้องทำความเข้าใจรายละเอียดค่าเช่าให้ชัดเจนว่าครอบคลุมอะไรบ้าง เช่น ค่าเช่าพื้นที่, ค่าไฟฟ้า, ค่าทำความสะอาด, ค่ารักษาความปลอดภัย เพื่อนำมาเปรียบเทียบและประเมินความคุ้มค่าทั้งหมด ไม่ให้มีค่าใช้จ่ายแอบแฝงตามมา
7. ชื่อเสียงและการสนับสนุนจากทีมงาน (Reputation & Staff Support)
เลือกสถานที่ที่มีชื่อเสียงเป็นที่ยอมรับและมีทีมงานประสานงานที่มีประสบการณ์และพร้อมให้ความช่วยเหลือ (Venue Coordinator) เพราะทีมงานที่ดีจะช่วยให้การทำงานราบรื่นและสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้อย่างรวดเร็ว
การเลือก Exhibition Hall เป็นเพียงจุดเริ่มต้นที่สำคัญ การจะทำให้งานประสบความสำเร็จยังต้องอาศัยองค์ประกอบอื่นๆ อีกมาก ซึ่งคุณสามารถอ่านเพิ่มเติมได้ในบทความการจัด event ต้องมีองค์ประกอบอะไรบ้าง การมีที่ปรึกษามืออาชีพจะช่วยให้การตัดสินใจที่ซับซ้อนเหล่านี้กลายเป็นเรื่องง่าย
