Skip to content 
การประชุมในยุคนี้ไม่ได้มีแค่คนนั่งอยู่ในห้องเดียวกันอีกต่อไป เกือบทุกการประชุมองค์กรมีผู้เข้าร่วมที่อยู่นอกสถานที่อย่างน้อยหนึ่งคน ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารที่ติดประชุมต่างจังหวัด ทีมงานที่ Work from Home หรือ Partner จากต่างประเทศ
Hybrid Meeting คือคำตอบ แต่การจัดประชุม Hybrid ที่ “ใช้ได้จริง” ต้องอาศัยเทคโนโลยีและการ Setup ที่ถูกต้อง บทความนี้จะพาคุณเข้าใจทุกสิ่งที่ต้องเตรียม
Hybrid Meeting คืออะไร ต่างจาก Virtual Meeting อย่างไร
Hybrid Meeting คือการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมทั้งแบบ On-site (อยู่ในห้องประชุม) และ Remote (เข้าผ่านระบบออนไลน์) ในเวลาเดียวกัน ซึ่งแตกต่างจาก Virtual Meeting ที่ทุกคนเข้าร่วมผ่านหน้าจอทั้งหมด
ความท้าทายของ Hybrid Meeting อยู่ที่การทำให้ผู้เข้าร่วมทั้งสองฝั่งมีประสบการณ์ที่ใกล้เคียงกัน ผู้ที่อยู่ในห้องต้องเห็นและได้ยินคนที่อยู่ Remote ชัดเจน ในขณะเดียวกันผู้ที่อยู่ Remote ก็ต้องไม่รู้สึกว่าถูกลืม ปัญหานี้แก้ได้ด้วยเทคโนโลยีและการออกแบบห้องประชุมที่เหมาะสม
4 เสาหลักของเทคโนโลยี Hybrid Meeting
การจัด Hybrid Meeting ที่มีคุณภาพต้องอาศัยเทคโนโลยี 4 ด้านหลักที่ทำงานร่วมกัน
ระบบภาพ (Video)
กล้อง Webcam ของ Laptop ไม่เพียงพอสำหรับห้องประชุมที่มีผู้เข้าร่วมหลายคน ควรใช้กล้องเฉพาะทาง ได้แก่ Video Bar แบบ All-in-One ที่รวมกล้อง ไมโครโฟน และลำโพงไว้ในเครื่องเดียว เหมาะกับห้องประชุมขนาดเล็กถึงกลาง, กล้อง PTZ (Pan-Tilt-Zoom) ที่ควบคุมทิศทางและซูมได้ เหมาะกับห้องประชุมขนาดใหญ่ หรือกล้อง 360 องศาที่วางกลางโต๊ะแล้วจับภาพทั้งห้อง
กล้องที่มี AI Speaker Tracking จะติดตามผู้พูดอัตโนมัติ ทำให้ผู้เข้าร่วม Remote เห็นว่าใครกำลังพูดอยู่ ช่วยให้การประชุมไหลลื่นขึ้นอย่างมาก
ระบบเสียง (Audio)
ระบบเสียงเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุด แม้ภาพจะชัด แต่ถ้าเสียงไม่ดี การประชุมจะล้มเหลวทันที สิ่งที่ต้องมีคือ ไมโครโฟนที่มีระบบตัดเสียงรบกวน (Noise Cancellation) และระบบป้องกันเสียงสะท้อน (Echo Cancellation) ร่วมกับลำโพงที่กระจายเสียงได้ทั่วห้อง
สำหรับห้องประชุมขนาดใหญ่ ควรใช้ไมโครโฟนแบบ Ceiling Mount หรือ Array Microphone ที่จับเสียงได้ทั่วห้อง เพื่อให้ผู้พูดทุกตำแหน่งถูกได้ยินชัดเจน
แพลตฟอร์มและซอฟต์แวร์
แพลตฟอร์ม Video Conferencing หลักที่องค์กรนิยมใช้ ได้แก่ Zoom, Microsoft Teams และ Google Meet สิ่งสำคัญคือเลือกอุปกรณ์ Hardware ที่รองรับแพลตฟอร์มที่องค์กรใช้อยู่
เทรนด์ที่น่าสนใจคือ AI Tools ที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพการประชุม เช่น ระบบ Transcription อัตโนมัติ, สรุปประเด็นสำคัญหลังประชุม (Meeting Summary) และติดตาม Action Items ให้อัตโนมัติ ช่วยลดภาระการจดบันทึกและเพิ่มประสิทธิภาพของทีม
ระบบเครือข่ายและ Connectivity
Internet ที่เสถียรเป็นพื้นฐานสำคัญ สำหรับห้องประชุมถาวรควรใช้สาย Ethernet แทน Wi-Fi เพื่อความเสถียรที่สูงกว่า ลดปัญหาสัญญาณหลุดหรือภาพกระตุก
ควรมี Bandwidth เพียงพอสำหรับทั้ง Video Call, Screen Sharing และ Cloud Collaboration พร้อมกัน และควรมีระบบสำรอง (Backup Connection) สำหรับการประชุมที่สำคัญ
Meeting Equity — ทำอย่างไรให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีส่วนร่วมเท่าเทียม
Meeting Equity คือหลักการที่ว่า ผู้เข้าร่วมทั้ง On-site และ Remote ต้องมีโอกาสเข้าร่วมและแสดงความเห็นอย่างเท่าเทียมกัน นี่คือหัวใจของ Hybrid Meeting ที่ดี
จอแสดงผลสำหรับ Remote Participants — ติดตั้งจอขนาดใหญ่ในห้องประชุมเพื่อแสดงใบหน้าของผู้เข้าร่วม Remote ให้คนในห้องเห็นชัดเจน ช่วยให้รู้สึกเหมือนนั่งอยู่ในห้องเดียวกัน
Facilitator สำหรับ Hybrid Meeting — ควรมีคนทำหน้าที่ดูแลผู้เข้าร่วม Remote โดยเฉพาะ คอยเปิดโอกาสให้แสดงความเห็น ตรวจสอบว่า Chat มีคำถามหรือไม่ และประสานให้การอภิปรายครอบคลุมทั้งสองฝั่ง
เครื่องมือ Collaboration แบบ Real-Time — ใช้ Digital Whiteboard, Poll, Q&A หรือ Shared Document ให้ทุกคนมีส่วนร่วมได้พร้อมกัน ไม่ว่าจะนั่งอยู่ที่ไหน
กฎการประชุม — กำหนดกฎง่ายๆ เช่น ใช้ระบบ Raise Hand ทั้ง On-site และ Remote, ทุกคนเปิดกล้องเมื่อพูด, และเว้นช่วงให้ Remote ตอบก่อนปิดวาระ
Checklist Setup Hybrid Meeting สำหรับองค์กร
การเตรียมตัวที่ดีเป็นกุญแจสำคัญของ Hybrid Meeting ที่ราบรื่น ต่อไปนี้คือสิ่งที่ต้องเตรียมในแต่ละช่วง
ก่อนการประชุม
ตรวจสอบอุปกรณ์ทั้งหมดว่าทำงานปกติ ทั้งกล้อง ไมโครโฟน ลำโพง และจอแสดงผล ทดสอบ Internet Connection และเตรียมระบบสำรองไว้ ส่ง Meeting Link พร้อมคำแนะนำการเข้าร่วมให้ผู้เข้าร่วม Remote ล่วงหน้า และเตรียม Agenda พร้อมแชร์ให้ทุกคนก่อนประชุม
ระหว่างการประชุม
เริ่มด้วยการ Check-in กับผู้เข้าร่วม Remote ว่าเห็นและได้ยินชัดเจนหรือไม่ ใช้ Facilitator คอยดูแลการมีส่วนร่วมของทั้งสองฝั่ง Share หน้าจอหรือเอกสารผ่านแพลตฟอร์มเพื่อให้ทุกคนเห็นเนื้อหาเดียวกัน และเปิด AI Transcription (ถ้ามี) เพื่อบันทึกประเด็นสำคัญ
หลังการประชุม
ส่งสรุปการประชุม (Meeting Summary) และ Action Items ให้ทุกคนผ่าน Email หรือ Collaboration Tool เก็บ Recording ไว้สำหรับผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วม และรวบรวม Feedback เพื่อปรับปรุงการประชุมครั้งต่อไป
การเลือกอุปกรณ์ให้เหมาะกับขนาดห้องประชุม
ห้องประชุมแต่ละขนาดต้องการอุปกรณ์ที่แตกต่างกัน การเลือกให้ตรงกับขนาดห้องจะช่วยประหยัดงบประมาณและได้ประสิทธิภาพสูงสุด
ห้องประชุมขนาดเล็ก (2-6 คน) — Video Bar แบบ All-in-One เพียงตัวเดียวก็เพียงพอ เสียบสาย USB เข้า Laptop แล้วใช้งานได้ทันที เหมาะกับ Huddle Room หรือห้องประชุมย่อย
ห้องประชุมขนาดกลาง (6-15 คน) — ควรใช้กล้อง PTZ พร้อมไมโครโฟนแยก และจอแสดงผลอย่างน้อย 1 จอสำหรับแสดงผู้เข้าร่วม Remote อีก 1 จอสำหรับ Presentation
ห้องประชุมขนาดใหญ่ หรือ Ballroom (15 คนขึ้นไป) — ต้องมีกล้องหลายตัว ระบบไมโครโฟนแบบ Ceiling Mount หรือ Wireless Microphone ลำโพงกระจายเสียงทั่วห้อง จอขนาดใหญ่หลายจอ และทีม Technical ดูแลหลังบ้าน ห้องประชุมระดับนี้ควรใช้ผู้เชี่ยวชาญในการออกแบบและติดตั้งระบบ
ทำไมต้องเลือก BENS MICE จัดประชุม Hybrid
การจัดประชุม Hybrid ที่มีคุณภาพต้องอาศัยทั้งเทคโนโลยีที่เหมาะสมและทีมงานที่เข้าใจการทำงานของระบบ BENS MICE ให้บริการจัด Meeting & Conference ครบวงจร พร้อมเทคโนโลยีทันสมัยทั้ง LED, ระบบ AV และ Hybrid Meeting Setup
ทีมงานมืออาชีพดูแลตั้งแต่การวางแผนห้องประชุม ติดตั้งอุปกรณ์ ทดสอบระบบก่อนงาน และดูแล Technical Support ตลอดการประชุม ไม่ว่าจะเป็นการประชุมสำหรับ 30 คน หรืองาน Conference 1,000 คนขึ้นไป
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการ Professional Conference Organizer
ติดต่อสอบถาม
โทร: 065-459-5565 | LINE: @bens
