How-to: เปิดคู่มือคำนวณงบประมาณจัดประชุมสัมมนาสำหรับองค์กร SME

สำหรับองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง (SME) การจัดประชุมหรือสัมมนาแต่ละครั้งคือการลงทุนที่ต้องคุ้มค่าที่สุด แต่ความท้าทายแรกที่หลายคนต้องเจอคือ “จะเริ่มต้นตั้งงบประมาณอย่างไร?” การวางแผนงบประมาณที่ดีไม่ได้เป็นแค่การคาดเดาตัวเลข แต่เป็นเข็มทิศที่ช่วยควบคุมทิศทางของงานทั้งหมดให้เป็นไปตามเป้าหมายและป้องกันปัญหางบประมาณบานปลาย การทำความเข้าใจองค์ประกอบค่าใช้จ่ายทั้งหมดจึงเป็นขั้นตอนสำคัญที่ทีม ผู้จัดงานสัมมนา ไม่ควรมองข้าม เพื่อให้การ จัดประชุม ทุกครั้งเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

บทความนี้ BENS MICE จะมาแนะนำวิธีคำนวณงบประมาณอย่างเป็นขั้นตอน พร้อมเช็กลิสต์ค่าใช้จ่ายที่คุณต้องรู้

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งโจทย์ให้ชัด ก่อนลงรายละเอียดตัวเลข

ก่อนจะลงมือคำนวณตัวเลข ให้ตอบคำถามเหล่านี้ให้ชัดเจน เพราะคำตอบคือตัวกำหนดขนาดของงบประมาณทั้งหมด

• เป้าหมายของการจัดงานคืออะไร? (เพื่อฝึกอบรมพนักงาน, เปิดตัวสินค้า, หรือสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า)
• จำนวนผู้เข้าร่วมงานประมาณกี่คน?
• ระยะเวลาของงานนานแค่ไหน? (ครึ่งวัน, เต็มวัน, หรือหลายวัน)
• ระดับของงานที่ต้องการเป็นแบบไหน? (เป็นกันเอง, กึ่งทางการ, หรือทางการเต็มรูปแบบ)

ขั้นตอนที่ 2: แยกประเภทค่าใช้จ่ายหลัก (Breakdown Key Costs)

เมื่อมีขอบเขตของงานแล้ว ให้แจกแจงรายการค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมด โดยแบ่งเป็นหมวดหมู่เพื่อง่ายต่อการจัดการ

1. ค่าสถานที่ (Venue Costs)

เป็นค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ที่สุด อาจมาในรูปแบบค่าเช่าห้องเปล่า หรือเป็นแพ็กเกจที่กำหนดค่าใช้จ่ายขั้นต่ำ (Minimum Spending)
คำถามสำคัญ: “แพ็กเกจนี้รวมอะไรบ้าง และมีเงื่อนไขการใช้จ่ายขั้นต่ำ (Minimum Spending) หรือไม่?”

2. ค่าอาหารและเครื่องดื่ม (F&B Costs)

ประกอบด้วย คอฟฟี่เบรก และอาหารกลางวัน ซึ่งโดยทั่วไปจะคิดเป็นต่อหัว (per head)
คำถามสำคัญ: “ราคาต่อหัวนี้รวมเครื่องดื่มซอฟท์ดริงค์หรือไม่ และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับผู้ที่ต้องการอาหารพิเศษ (เช่น แพ้อาหาร, ทานมังสวิรัติ) หรือไม่?”

3. ค่าตอบแทนวิทยากร (Speaker Fees)

หากมีการเชิญวิทยากรจากภายนอก อย่าลืมสอบถามค่าตอบแทนและเงื่อนไขอื่นๆ เช่น ค่าเดินทาง และค่าที่พัก
คำถามสำคัญ: “ค่าตอบแทนนี้เป็นราคาสุทธิหรือไม่ และครอบคลุมค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น เอกสารประกอบการบรรยายของผู้พูดหรือไม่?”

4. ค่าอุปกรณ์และเทคนิค (A/V & Technical Costs)

อุปกรณ์พื้นฐานที่จำเป็น เช่น โปรเจคเตอร์, จอภาพ, ไมโครโฟน, และระบบเสียง
คำถามสำคัญ: “อุปกรณ์พื้นฐานที่รวมในแพ็กเกจมีอะไรบ้าง และหากต้องการอุปกรณ์เพิ่ม เช่น ไมโครโฟนสำหรับกลุ่มย่อย มีค่าใช้จ่ายอย่างไร?”

5. ค่าเอกสารและของที่ระลึก (Materials & Giveaways)

ค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย, ป้ายชื่อ (Name Tag), ของที่ระลึกสำหรับผู้เข้าร่วมงาน
คำถามสำคัญ: “หากสั่งผลิตจำนวนมากขึ้น จะได้ราคาต่อชิ้นที่ถูกลงหรือไม่ และมีขั้นต่ำในการสั่งผลิตเท่าไหร่?”

6. ค่าการตลาดและสื่อประชาสัมพันธ์ (Marketing & Promotion)

จำเป็นสำหรับงานที่ต้องการโปรโมทเพื่อดึงดูดคนภายนอก เช่น การยิงโฆษณาออนไลน์
คำถามสำคัญ: “แพ็กเกจการโปรโมทนี้ครอบคลุมช่องทางใดบ้าง และมีรายงานผลให้หรือไม่?”

7. ค่างานบุคคล (Staffing Costs)

หากต้องการทีมงานเสริม เช่น เจ้าหน้าที่ลงทะเบียน, ผู้ประสานงานในวันงาน, หรือช่างภาพและวิดีโอ
คำถามสำคัญ: “ค่าบริการคิดเป็นรายชั่วโมงหรือเหมาทั้งวัน และครอบคลุมการทำงานล่วงเวลาหรือไม่?”

8. งบประมาณสำรองฉุกเฉิน (Contingency Fund)

หัวใจสำคัญที่ห้ามลืม! ควรกันงบประมาณสำรองไว้อย่างน้อย 10-15% ของค่าใช้จ่ายทั้งหมด เพื่อรับมือกับเหตุการณ์ไม่คาดฝัน

ขั้นตอนที่ 3: สร้างตารางงบประมาณอย่างง่าย

รวบรวมทุกรายการลงในตาราง Spreadsheet เพื่อให้เห็นภาพรวมและติดตามได้ง่าย

รายการค่าใช้จ่าย	ค่าใช้จ่ายโดยประมาณ (บาท)	ค่าใช้จ่ายจริง (บาท)	หมายเหตุ
ค่าสถานที่
ค่าอาหารและเครื่องดื่ม
ค่าวิทยากร
ค่าอุปกรณ์ A/V
ค่าเอกสารและของที่ระลึก
ค่าการตลาด/ประชาสัมพันธ์
ค่างานบุคคล (Staff)
รวม
งบสำรอง (15%)
รวมทั้งสิ้น

เทคนิคคุมงบสำหรับ SME จัดงานอย่างไรให้คุ้มค่าที่สุด

• เลือกวันธรรมดา: การจัดงานในวันธรรมดา (จันทร์-ศุกร์) มักจะมีราคาค่าสถานที่ถูกกว่าวันหยุดสุดสัปดาห์
• มองหาแพ็กเกจครบวงจร: หลายโรงแรมมีแพ็กเกจประชุมที่รวมทั้งค่าห้อง, อาหารเบรก, อาหารกลางวัน, และอุปกรณ์พื้นฐาน ซึ่งมักจะคุ้มค่ากว่าการแยกจ่าย
• ใช้เทคโนโลยีช่วย: ลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์โดยการส่งเอกสารประกอบการบรรยายเป็นไฟล์ดิจิทัลให้ผู้เข้าร่วมดาวน์โหลดผ่าน QR Code
• เปรียบเทียบและต่อรอง: สอบถามใบเสนอราคาจากสถานที่หรือซัพพลายเออร์อย่างน้อย 2-3 แห่ง เพื่อเปรียบเทียบและหาข้อเสนอที่ดีที่สุด

ให้การจัดทำงบประมาณเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณ

การวางแผนงบประมาณอาจดูซับซ้อน แต่ก็เป็นขั้นตอนที่ขาดไม่ได้เพื่อความสำเร็จของงาน BENS MICE เข้าใจความท้าทายขององค์กร SME เป็นอย่างดี ด้วยประสบการณ์และเครือข่ายพันธมิตรของเรา เราสามารถช่วยคุณวางแผนงบประมาณ จัดหาสถานที่และบริการต่างๆ ที่คุ้มค่า เพื่อให้การประชุมสัมมนาของคุณมีความเป็นมืออาชีพและบรรลุเป้าหมายได้ภายในงบประมาณที่กำหนด

ปรึกษาเรื่องงบประมาณ หรือวางแผนสัมมนาที่คุ้มค่ากับเราได้ที่: