Skip to content 
การเลือก “สถานที่จัดงาน” ถือเป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญและเป็นการตัดสินใจที่ส่งผลกระทบมากที่สุดต่อความสำเร็จของงานอีเว้นท์หรืองานสัมมนา การเลือกสถานที่ที่ผิดพลาดอาจนำไปสู่ปัญหามากมาย ตั้งแต่พื้นที่ไม่เพียงพอ, อุปกรณ์ไม่พร้อม, การเดินทางไม่สะดวก, ไปจนถึงค่าใช้จ่ายแฝงที่บานปลายจนน่าตกใจ การมีเช็คลิสต์ที่ครอบคลุมเพื่อตรวจสอบทุกรายละเอียดก่อนจรดปากกาเซ็นสัญญาจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง และหากมี บริษัทรับจัดอีเว้นท์มืออาชีพ เข้ามาช่วยดูแล ก็จะยิ่งเพิ่มความมั่นใจและลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้
15 Checklist สำคัญที่ต้องตรวจสอบก่อนตัดสินใจ
เพื่อให้มั่นใจว่าคุณได้เลือกสถานที่ที่ดีที่สุดและคุ้มค่าที่สุด BENS MICE ได้รวบรวม 15 สิ่งที่คุณต้องถามและตรวจสอบกับสถานที่จัดงานให้ชัดเจน
ส่วนที่ 1: ภาพรวมและความจุ (Capacity & Logistics)
1. วัน-เวลาที่ต้องการ (Date and Time Availability): ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่และเวลาที่คุณต้องการจัดงานยังว่างอยู่ และสอบถามเรื่องความยืดหยุ่นหากต้องมีการเปลี่ยนแปลง
2. ความจุและผังการจัดวาง (Capacity and Layout): สถานที่รองรับแขกได้สูงสุดกี่คน? เหมาะสมกับการจัดผังแบบใด (เช่น Classroom, Theater, Banquet) และมีพื้นที่เพียงพอสำหรับเวที, บูธลงทะเบียน หรือกิจกรรมอื่นๆ หรือไม่
3. ความเป็นส่วนตัว (Exclusivity): ในวันงานของคุณ จะมีงานอื่นจัดขึ้นในพื้นที่ใกล้เคียงพร้อมกันหรือไม่? สิ่งนี้อาจส่งผลต่อระดับเสียง, ความหนาแน่นของคนที่จอดรถ และภาพรวมของงาน
ส่วนที่ 2: ค่าใช้จ่ายและข้อผูกมัด (Costs & Contract)
4. แพ็คเกจราคาและสิ่งที่รวมอยู่บ้าง (Pricing and Inclusions): ขอใบเสนอราคาที่เป็นลายลักษณ์อักษร สอบถามให้ชัดเจนว่าราคานี้รวมอะไรบ้าง เช่น ค่าเช่าห้อง, ค่าบริการ, พนักงาน, อุปกรณ์พื้นฐาน, ค่าทำความสะอาด
5. ค่าใช้จ่ายแฝง (Potential Hidden Costs): มีค่าใช้จ่ายอื่นๆ เพิ่มเติมหรือไม่? เช่น ค่าเปิดขวด (Corkage Fee), ค่าติดตั้งอุปกรณ์จากภายนอก, ค่าล่วงเวลาของพนักงาน (Overtime Fee), ค่าไฟฟ้าเพิ่มเติม
6. นโยบายการชำระเงินและการยกเลิก (Payment & Cancellation Policy): ต้องวางมัดจำเท่าไหร่? กำหนดชำระส่วนที่เหลือเมื่อใด? และที่สำคัญที่สุดคือ เงื่อนไขการยกเลิกหรือเลื่อนงานเป็นอย่างไร มีค่าปรับหรือไม่
Pro-Tip จาก BENS MICE: ควรถามให้ละเอียดถึงเงื่อนไขในกรณี “เหตุสุดวิสัย” (Force Majeure) เช่น โรคระบาด หรือภัยธรรมชาติ ว่ามีนโยบายช่วยเหลือในการเลื่อนหรือคืนเงินอย่างไร เพื่อป้องกันความเสี่ยงสูงสุด
ส่วนที่ 3: อุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวก (Facilities & AV)
7. อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ (AV Equipment): สถานที่มีโปรเจคเตอร์, หน้าจอ, ระบบเสียง, และไมโครโฟนพื้นฐานให้หรือไม่? คุณภาพเป็นอย่างไร และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือไม่หากต้องการอุปกรณ์ที่สูงขึ้น
8. อินเทอร์เน็ตและ Wi-Fi (Internet Access): ความเร็วและความเสถียรของ Wi-Fi เพียงพอต่อการใช้งานของแขกและทีมงานหรือไม่? มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือไม่
9. ระบบไฟฟ้าและแสงสว่าง (Power & Lighting): มีปลั๊กไฟเพียงพอต่อความต้องการหรือไม่? สามารถควบคุมระดับแสงสว่างในห้องได้มากน้อยเพียงใด
ส่วนที่ 4: การเดินทางและการบริการ (Accessibility & Services)
10. ที่จอดรถ (Parking): มีที่จอดรถเพียงพอสำหรับผู้เข้าร่วมงานหรือไม่? มีค่าบริการหรือไม่ และสะดวกสบายเพียงใด
11. การเดินทางด้วยระบบขนส่งสาธารณะ (Public Transportation): สถานที่อยู่ใกล้ระบบขนส่งสาธารณะ เช่น รถไฟฟ้า หรือไม่ เพื่อเป็นทางเลือกให้ผู้ร่วมงาน
12. การรองรับผู้พิการ (Accessibility): สถานที่มีทางลาด, ห้องน้ำ, หรือลิฟต์สำหรับผู้ที่ใช้รถเข็นหรือไม่
13. เจ้าหน้าที่ประสานงาน (On-site Coordinator): ทางสถานที่มีเจ้าหน้าที่คอยประสานงานและช่วยเหลือในวันงานจริงหรือไม่
ส่วนที่ 5: อาหารและข้อจำกัด (Catering & Restrictions)
14. อาหารและเครื่องดื่ม (Food & Beverage): มีแพ็คเกจอาหารและเครื่องดื่มอะไรบ้าง? สามารถชิมอาหารก่อนได้หรือไม่? และมีนโยบายอย่างไรหากต้องการนำอาหารหรือเครื่องดื่มจากภายนอกเข้ามา
15. ข้อจำกัดอื่นๆ (Other Restrictions): มีข้อจำกัดเรื่องการตกแต่งสถานที่, การใช้เสียง, หรือการนำอุปกรณ์บางชนิดเข้ามาติดตั้งหรือไม่
Pro-Tip จาก BENS MICE: ขอรายการข้อจำกัดทั้งหมดเป็นลายลักษณ์อักษรแนบท้ายสัญญาเสมอ เพื่อป้องกันปัญหาการตีความที่อาจเกิดขึ้นหน้างาน
สรุป: การเลือกสถานที่จัดงานอย่างรอบคอบ คือหัวใจของความสำเร็จ
การตรวจสอบรายละเอียดต่างๆ ล่วงหน้าตามเช็คลิสต์นี้ จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของค่าใช้จ่ายทั้งหมด ลดความเสี่ยงจากปัญหาหน้างาน และช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกสถานที่จัดงานได้อย่างมั่นใจ อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบสถานที่ก็เป็นเพียงส่วนหนึ่งของ องค์ประกอบสำคัญที่ทำให้งานอีเว้นท์ประสบความสำเร็จ การมีผู้เชี่ยวชาญคอยให้คำปรึกษาและดูแลในทุกขั้นตอนจะช่วยให้งานของคุณราบรื่นและสมบูรณ์แบบที่สุด
BENS MICE: พาร์ทเนอร์ที่ช่วยให้การจัดงานของคุณเป็นเรื่องง่าย
การตรวจสอบตาม Checklist เป็นเพียงจุดเริ่มต้น การมีผู้เชี่ยวชาญคอยดูแลและประสานงานในทุกรายละเอียดที่ซับซ้อน คือกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จ ทีมงาน BENS MICE พร้อมเป็นพาร์ทเนอร์ ช่วยแบ่งเบาภาระและบริหารจัดการงานอีเว้นท์ของคุณให้ราบรื่นไร้กังวล เพื่อให้คุณมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายของงานได้อย่างเต็มที่
